Comment remplir une quittance de loyer

Pour remplir une quittance de loyer, le bailleur doit indiquer ses coordonnées et celles du locataire, l'adresse du logement, le montant du loyer et des charges séparément, la période couverte par le paiement, et signer le document. Cette obligation de ventilation loyer/charges découle de l'article 21 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989.

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Quelles sont les mentions obligatoires d'une quittance de loyer ?

L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose que la quittance « porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges ». Au-delà de ce socle légal, huit mentions doivent figurer sur le document pour qu'il soit pleinement exploitable :

1. Le nom et l'adresse du bailleur — personne physique ou morale (SCI, agence mandataire). Si un mandataire émet la quittance, il agit au nom du propriétaire et doit le préciser.

2. Le nom et l'adresse du locataire — tels qu'inscrits dans le contrat de bail. En colocation avec bail unique, tous les colocataires figurent sur la quittance.

3. L'adresse complète du logement loué — incluant bâtiment, étage et numéro d'appartement le cas échéant. Elle doit correspondre exactement à celle du contrat de bail, sans abréviation.

4. Le montant du loyer hors charges — en chiffres. Ce montant correspond au loyer nu, hors provisions pour charges récupérables.

5. Le montant des charges récupérables — séparé du loyer. C'est l'exigence centrale de l'article 21 : une somme globale ne suffit pas. Le bailleur doit obligatoirement distinguer les deux postes.

6. La période couverte — dates de début et de fin de la période pour laquelle le paiement est acquitté (exemple : « du 1er au 31 janvier 2026 »). La période concerne l'occupation du logement, pas la date du virement bancaire.

7. La date d'émission — la date à laquelle le bailleur établit la quittance.

8. La signature du bailleur — la loi ne l'impose pas explicitement dans le texte de l'article 21, mais la jurisprudence la considère comme nécessaire pour conférer au document sa valeur probante (voir section dédiée plus bas).

L'absence d'une mention ne rend pas automatiquement la quittance nulle, mais elle affaiblit sa valeur en cas de litige devant un tribunal.

Règle essentielle : la quittance ne peut être émise que si le locataire a payé l'intégralité du loyer et des charges. En cas de paiement partiel, le bailleur délivre un simple reçu (et non une quittance) mentionnant le montant versé et le solde restant dû.

Exemple concret de quittance de loyer remplie

Voici un exemple complet avec des données fictives réalistes :

QUITTANCE DE LOYER

Bailleur : M. Jean Dupont, 45 avenue de la République, 75011 Paris

Locataire : Mme Sophie Martin

Logement : Appartement T3, 12 rue Victor Hugo, 69003 Lyon

Période : du 1er au 31 janvier 2026

Je soussigné, M. Jean Dupont, propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de Mme Sophie Martin la somme de 830 € au titre du paiement du loyer et des charges pour la période indiquée, détaillée comme suit :

• Loyer hors charges : 750 €
• Provisions pour charges : 80 €
• Total : 830 €

Fait à Paris, le 5 février 2026.

Signature du bailleur : _________________

Cet exemple respecte toutes les exigences de l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 : identification des deux parties, adresse du bien, séparation loyer/charges, période couverte, date d'émission et espace pour la signature.

Comment envoyer la quittance à son locataire ?

Le bailleur dispose de trois options pour transmettre la quittance :

Par courrier postal

La méthode classique. Aucun accord préalable du locataire n'est nécessaire. Le courrier simple suffit ; un recommandé n'est utile qu'en cas de conflit ou de relance.

Par email (envoi dématérialisé)

Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, le bailleur peut envoyer la quittance par voie électronique — à une condition : le locataire doit avoir donné son accord exprès. Cet accord peut figurer dans une clause du bail ou dans un échange écrit (email, courrier) conservé comme preuve.

La quittance envoyée par email au format PDF possède exactement la même valeur juridique que la version papier.

En main propre

Remise directe au locataire, idéalement contre émargement. Pratique mais peu traçable : en cas de litige, il sera difficile de prouver la remise sans signature de réception.

La solution la plus efficace reste le PDF envoyé par email. Le locataire reçoit sa quittance immédiatement, le bailleur conserve une trace horodatée de l'envoi dans sa boîte mail. Vous pouvez générer votre quittance en 2 minutes directement sur Quittus.fr.

Faut-il signer la quittance de loyer ?

L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 ne mentionne pas explicitement la signature parmi les mentions obligatoires. La signature du bailleur (ou de son mandataire) est toutefois fortement recommandée pour deux raisons :

• Valeur probante — sans signature, le document peut être contesté comme n'émanant pas du bailleur. Un tribunal pourrait refuser de le considérer comme preuve de paiement.
• Opposabilité — la signature identifie l'émetteur et engage sa responsabilité sur l'exactitude des informations inscrites.

En pratique, toute quittance — qu'elle soit manuscrite, dactylographiée ou générée en PDF — doit être signée. La signature peut être manuscrite (originale ou scan) ou électronique. Une signature électronique possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite depuis la loi du 13 mars 2000.

Quelles erreurs éviter en remplissant une quittance de loyer ?

Cinq erreurs reviennent fréquemment :

1. Ne pas séparer le loyer et les charges

C'est la violation la plus courante de l'article 21. Indiquer « 830 € » en somme globale ne suffit pas. Le bailleur doit ventiler : 750 € de loyer + 80 € de charges. Sans cette distinction, la quittance n'est pas conforme à la loi.

2. Oublier la période couverte

Une quittance sans dates de début et de fin perd toute utilité comme justificatif. Le locataire en a besoin pour prouver qu'il était à jour sur une période donnée — que ce soit pour un dossier de location, une demande d'APL auprès de la CAF ou un justificatif de domicile.

3. Émettre une quittance pour un loyer partiellement payé

Si le locataire n'a réglé qu'une partie du loyer, le bailleur ne doit pas délivrer de quittance. Il émet un reçu de paiement partiel mentionnant le montant versé et le solde restant. Une quittance atteste d'un paiement intégral : l'émettre à tort libérerait le locataire de sa dette sur la période concernée.

4. Confondre la date du virement et la période couverte

Un loyer payé le 3 février pour le mois de janvier couvre la période « du 1er au 31 janvier 2026 ». La date de réception du paiement n'est pas la période de la quittance.

5. Utiliser un modèle incomplet ou non conforme

Certains modèles trouvés en ligne omettent la séparation loyer/charges ou ne prévoient pas d'espace pour la période. Vérifiez que votre modèle contient les 8 mentions listées plus haut, ou utilisez un modèle vérifié : vous pouvez télécharger un modèle de quittance conforme sur Quittus.fr.

Comment obtenir une quittance de loyer en tant que locataire ?

Le locataire n'a pas à rédiger lui-même sa quittance — c'est au bailleur de la fournir. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 est clair : le bailleur (ou son mandataire) est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande, dès lors que le loyer et les charges ont été intégralement réglés.

Pour l'obtenir :

• Adressez une demande écrite à votre bailleur — un simple email suffit. Formulez explicitement votre demande : « Je vous prie de bien vouloir me transmettre la quittance de loyer pour la période du [date] au [date]. »
• Aucuns frais ne peuvent vous être facturés — ni frais de gestion, ni frais d'envoi. La gratuité est inscrite dans la loi.
• En cas de refus, le bailleur s'expose à des poursuites. La demande de quittance est un droit du locataire, pas une faveur du propriétaire.

Si votre bailleur tarde à répondre, relancez par courrier recommandé avec accusé de réception. Ce courrier constituera une preuve en cas de saisine du tribunal.

Comment faire une quittance de loyer rapidement ?

Deux approches :

Remplir manuellement un modèle — Téléchargez un modèle PDF ou Word, complétez les champs, signez et envoyez. Gratuit, mais chronophage si vous gérez plusieurs logements ou émettez des quittances chaque mois. Vous pouvez télécharger un modèle de quittance conforme sur Quittus.fr.

Utiliser un générateur en ligne — Renseignez les informations du bail une seule fois, générez le PDF conforme en quelques clics. C'est la méthode la plus rapide et celle qui élimine les erreurs de saisie. Le PDF produit contient toutes les mentions obligatoires et est prêt à être envoyé par email.

La quittance de loyer est un document simple, mais chaque mention compte. Un oubli peut compliquer un dossier de demande de logement ou fragiliser une position en cas de litige locatif. Pour savoir si vous êtes tenu de la fournir en tant que bailleur, consultez notre guide : la quittance est-elle obligatoire ?

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